勤怠システムとの連携方法

カイテクシフトで作ったシフトの予定は、勤怠システムに取り込めるファイルとしてダウンロードできます。
連携の向きは「カイテクシフト → 勤怠システム」の一方向です。

事前設定の手順

連携の前に、次の3つを設定します。
どの勤怠システムでも同じです。

• グループで使う「勤怠システム」
• 勤務タイプごとの「勤怠システムシフト記号」（勤怠システム側の勤務の記号）
• 職員ごとの「勤怠システム社員ID」（勤怠システム側の社員番号）

勤怠システムの選択

1. 連携したいグループと月のシフト表を開きます。

   

   

2. 画面上部の「version」で、「編集中」のバージョンを選びます。

   

3. 画面上部の「設定」をクリックします。

   

4. 「全般」タブをクリックします。

   

5. 「勤怠システム」で、使っている勤怠システムを選びます。
6. 「保存」をクリックします。
7. 確認の画面で「OK」をクリックします。

「設定が保存されました。」と表示されたら完了です。
TimePro-VG では「勤怠システム法人ID」、HRMOS と勤労の獅子では「勤怠システムグループID」の欄が出ます。
入力してから保存してください。

「勤怠システム」で選べるのは、次の勤怠システムです。
それぞれの事前設定と取り込み方は、かっこ内の記事をご覧ください。

• 勤次郎（「記事：勤次郎との連携方法」）
• KING OF TIME（「記事：KING OF TIMEとの連携方法」）
• ジンジャー勤怠（「記事：ジンジャー勤怠との連携方法」）
• ジョブカン（「記事：ジョブカンとの連携方法」）
• TimePro-VG（「記事：TimePro-VGとの連携方法」）
• クロッシオン（「記事：クロッシオンとの連携方法」）
• HRMOS（「記事：HRMOSとの連携方法」）
• freee人事労務（「記事：freee人事労務との連携方法」）
• マネーフォワード（「記事：マネーフォワードとの連携方法」）
• クロノスperformance（「記事：クロノスperformanceとの連携方法」）
• ちゃっかり勤太くん（「記事：ちゃっかり勤太くんとの連携方法」）
• freee勤怠管理Plus（「記事：freee勤怠管理Plusとの連携方法」）
• 勤労の獅子（「記事：勤労の獅子との連携方法」）

一覧にない勤怠システムを使っている場合は、この記事の「一覧にない勤怠システムと連携する手順」をご覧ください。

勤務タイプの勤怠システムシフト記号の設定

「勤怠システムの選択」の手順1〜2と同じく、「編集中」のシフト表を開いてから操作します。

1. 画面上部の「設定」をクリックします。

   

2. 「勤務タイプ」タブをクリックします。
3. 連携したい勤務タイプの行の、鉛筆のアイコンをクリックします。

   

4. 「勤務タイプ編集」の画面で、「勤怠システムシフト記号」に勤怠システム側の記号を入力します。

   

5. 「勤怠システム勤務区分」の欄があれば、勤怠システム側の区分を入力します。
6. 「保存」をクリックします。
7. 確認の画面で「OK」をクリックします。

連携するすべての勤務タイプで、手順3〜7を繰り返します。
欄の名前の下のかっこには、勤怠システム側での呼び名が出ます（例：KING OF TIMEは「パターンコード」）。
何を入力するかは、勤怠システムごとの記事をご覧ください。
「勤怠システム勤務区分」の欄は、選んだ勤怠システムによっては表示されません。

職員の勤怠システム社員IDの設定

1. 管理画面の左メニューで「職員」をクリックします。

   

2. 「職員一覧」で、対象の職員の行の「編集」をクリックします。

   

3. 「職員編集」の画面で、「勤怠システム社員ID」に勤怠システム側の社員番号を入力します。

   

4. 「保存」をクリックします。

「職員情報を更新しました」と表示されたら完了です。
連携するすべての職員で繰り返します。
職員が多いときは、CSVファイルでまとめて設定できます。
「記事：職員の一括登録・更新方法」をご覧ください。

勤怠システム連携用ファイルのダウンロード手順

1. 勤怠システムに取り込みたいグループ・月・バージョンのシフト表を開きます。

   

   

2. 画面上部の「勤怠システム連携用ファイルDL」のアイコンをクリックします。

   

3. 「勤怠システム連携用ファイルダウンロード」の画面で、「フォーマット」を確かめます。
   最初は、「全般」で選んだ勤怠システムが選ばれています。

   

4. 「利用方法」を読み、事前設定が済んでいるか確かめます。
5. 「ダウンロード」をクリックします。
6. 確認の画面で「OK」をクリックします。
7. ダウンロードしたファイルを、「利用方法」に書かれた方法で勤怠システムに取り込みます。

手順6のあと、「ファイルダウンロードを完了しました」と表示されます。
勤怠システム側の操作は、勤怠システムごとの記事と、各社のマニュアルをご覧ください。

選んだ形式によっては、チェック項目や「対象月」などの欄が表示されます。
形式によっては、「勤務タイプが設定されているのに空欄表示されている箇所をハイライトする」も表示されます。
チェックを入れると、設定漏れを見つけやすくなります。
設定漏れの箇所は、「(日勤)」のように勤務タイプ名をかっこで囲んで出力されます。

一覧にない勤怠システムと連携する手順

使っている勤怠システムが「勤怠システム」の一覧にない場合は、「汎用」の形式でダウンロードします。
ダウンロードしたファイルを、勤怠システムの取り込み形式に合わせて編集してから取り込みます。

「全般」の「勤怠システム」は、「選択してください」のまま（選ばない）にしておきます。

1. 「勤務タイプの勤怠システムシフト記号の設定」の手順で、勤務タイプに勤怠システム側の記号を設定します。
2. 「職員の勤怠システム社員IDの設定」の手順で、職員に勤怠システム側の社員番号を設定します。
3. 勤怠システムに取り込みたいシフト表を開きます。
4. 画面上部の「勤怠システム連携用ファイルDL」のアイコンをクリックします。
5. 「フォーマット」で、「汎用（表形式）」か「汎用（リスト形式）」を選びます。
6. 「汎用（表形式）」を選んだ場合は、「出力する記号種別」で、出力する内容を選びます。
7. 「ダウンロード」をクリックします。
8. 確認の画面で「OK」をクリックします。
9. ダウンロードしたファイルを、勤怠システムの取り込み形式に合わせて編集します。
10. 編集したファイルを、勤怠システムに取り込みます。

2つの形式の違いは、次のとおりです。

• 汎用（表形式）：職員ごとの行と日付ごとの列の表に、記号が入ったExcelファイルです。
  「出力する記号種別」で、「勤怠システムシフト記号」か「勤務タイプ名」を選べます。
• 汎用（リスト形式）：1行に1件ずつ並んだCSVファイルです。

どちらの形式でも、時間都度入力の勤務タイプは、その日ごとの時間では連携されません。
勤怠システム側で直してください。
同じ職員がシフト表の中で兼務している場合は、複数の行に分かれて出力されます。
1人1行になるよう、ファイルを編集してください。

「全般」の「勤怠システム」の案内には「よく使われる勤怠システムについて、順次対応していく予定です」とあります。
使っている勤怠システムに対応してほしい場合は、左メニューの「お問い合わせ」からご連絡ください。

注意点

• 勤怠システムの打刻や実績を、カイテクシフトに取り込むことはできません。

連携は「カイテクシフト → 勤怠システム」の一方向です。
カイテクシフトから出力するのは、シフトの予定だけです。

• ダウンロードしたファイルは、自動では勤怠システムに送られません。

勤怠システム側で、ファイルを取り込む操作が必要です。
シフトを変えたときは、もう一度ダウンロードして取り込んでください。

• 勤怠システム社員IDや勤怠システムシフト記号が空のままだと、ファイルに正しく出力されません。

取り込みでエラーが出たり、空欄の日があったりしたら、事前設定の漏れがないか確かめてください。

「勤怠システム」と勤務タイプの設定は、「編集中」のバージョンのシフト表でだけ保存できます。
新しい月のシフト表を作ると、元にしたシフト表の「勤怠システム」の設定が引き継がれます。

連携用ファイルには、開いているバージョンのシフト表の内容が出力されます。
ダウンロードする前に、画面上部の「version」で、取り込みたいバージョンを選んでください。