兼務職員のシフトを勤怠システム用の1つの記号にまとめて出力する方法（勤怠システム連携用変換表）

同じ職員が1つのシフト表に複数のメンバーとして入っている（兼務している）と、勤怠システム連携用ファイルで行が分かれます。
「勤怠システム連携用変換表」に勤務タイプ名の組み合わせを登録しておくと、その日を1行・1つの勤怠システムシフト記号にまとめて出力できます。

変換表で兼務をまとめる手順

連携の向きは、カイテクシフト → 勤怠システムです。
ファイルのダウンロードと取り込みの流れは、「記事：勤怠システムとの連携方法」を参照してください。
ここでは、変換表の登録と、まとめて出力するときの選び方を説明します。

変換表を登録する場合

1. シフト作成画面で、兼務している職員がいるグループのシフト表を開きます。

   

   

2. 画面右上の「設定」（歯車のアイコン）をクリックします。

   

3. 「設定」の画面で、「勤務タイプ」タブを開きます。
4. 「勤怠システム連携用変換表」をクリックします。

   

5. 「変換元（勤務タイプ名）」の「1」〜「4」に、同じ日にまとめたい勤務タイプ名を入力します。
   1行に2つ以上入力します。

   

6. 同じ行の「変換先（勤怠システムシフト記号）」に、勤怠システム側の記号を入力します。
7. 「保存」をクリックします。
8. 確認の画面で「OK」をクリックします。

変換表は、次のように書きます。

• 1行に1つの組み合わせ：たとえば「日勤」と「送迎」を兼務する日を1つの記号にしたい場合は、変換元に「日勤」「送迎」、変換先に勤怠システム側の記号を入力します。
• 変換元の順番：並び順は問いません。
  「送迎」「日勤」の順で兼務していても、同じ行に一致します。
• 変換元の文字数：勤務タイプ名と同じく、半角6文字（全角3文字）以内です。
  勤務タイプの名称と同じ文字で入力します。
• 変換先の文字数：100文字以内です。
• 行の追加・削除：「行を追加」で行を足せます。
  「No」の列を選んで右クリックしても、行の挿入・削除ができます。
  全てのセルを空にした行は、保存すると削除されます。
• Excelからの貼り付け：範囲を選んでのコピー＆ペーストや、Excelとの間のコピー＆ペーストができます。

まとめて連携ファイルに出力する場合

1. シフト作成画面の右上で、「勤怠システム連携用ファイルDL」のアイコンをクリックします。
2. 「勤怠システム連携用ファイルダウンロード」の画面で、「フォーマット」を確かめます。

   

3. 「出力する記号種別」が表示されている場合は、「勤怠システムシフト記号」を選びます。
4. 「変換表を使って兼務を統合する」にチェックを入れます。
5. 「ダウンロード」をクリックします。

変換表と同じ組み合わせの日は、その職員の1行目に、変換先の記号が1つだけ出ます。
勤務タイプ名が全て同じ日は、変換表に登録がなくても1行にまとまります。
まとめた結果、勤務がなくなった2行目以降の行は出力されません。

注意点

• 変換表の組み合わせと完全に一致した日だけがまとまります。

たとえば「日勤」「送迎」だけを登録している場合、「日勤」「送迎」「早番」の3つを兼務した日はまとまらず、別々の行で出力されます。
3つ以上を兼務する日がある場合は、その組み合わせも1行として登録してください。

• 変換表は、使っている勤怠システムが対応している場合だけ使えます。

対応しているのは、「全般」タブの「勤怠システム」が未設定のグループ（フォーマットは「汎用（表形式）」）と、勤次郎・ジンジャー勤怠・TimePro-VG・クロッシオン・ちゃっかり勤太くんです。
それ以外の勤怠システムを設定しているグループでは、「勤怠システム連携用変換表」ボタンが押せません。

• 変換表を登録していないと、「変換表を使って兼務を統合する」にはチェックできません。

このほか、次の点に気をつけてください。

• 「勤務時間を連結して兼務を統合する」（ジンジャー勤怠で表示）とは、同時にチェックできません。
  どちらか一方を選びます。
• TimePro-VG では、同じ日の勤怠システム勤務区分が2種類以上ある場合、変換表に一致していてもまとまらず、別々の行で出力されます。
• まとめられるのは、同じシフト表の中での兼務だけです。
  別のグループのシフト表に入っている勤務は、まとまりません。
• 変換表は、シフト表ごとに登録します。
  翌月のシフト表を作ると、変換表もそのまま引き継がれます。
• 勤務タイプの名称を変えた場合は、変換表の「変換元（勤務タイプ名）」も同じ名称に直してください。
  名称が違うと一致しません。