freee人事労務との連携方法
カイテクシフトで作ったシフトの予定は、freee人事労務に取り込めるCSVファイルとしてダウンロードできます。
連携の向きは「カイテクシフト → 勤怠システム」の一方向です。
この操作に必要な権限
シフト設定権限
勤怠システムと勤務タイプの設定に必要です。
「編集中」のシフト表で「設定」を開いても「保存」が押せない場合は、この権限がありません。
権限を持つ管理者に設定を依頼してください。
職員の「勤怠システム社員ID」の設定には法人管理権限が要ります。
連携用ファイルのダウンロードは、シフト表を開ける管理者なら行えます。
シフト編集権限または法人管理権限
「勤務タイプ編集」の画面で勤務タイプを設定するには、シフト設定権限に加えて、そのグループのシフト編集権限か法人管理権限のどちらかが必要です。
どちらもない場合は、勤務タイプを設定できません。
権限を持つ管理者に設定を依頼してください。
事前設定の手順
設定の操作は、「記事：勤怠システムとの連携方法」の「事前設定の手順」と同じです。
freee人事労務と連携するときは、次のように設定します。
- 「全般」タブの「勤怠システム」：「freee人事労務」を選びます。
- 職員の「勤怠システム社員ID」：freee人事労務の従業員番号を入力します。
- 勤務タイプの「勤怠システムシフト記号」：勤務タイプごとに、下の一覧のとおり入力します。
「勤怠システム」の一覧には「freee勤怠管理Plus」もあります。
別の勤怠システムなので、選び間違えないようにしてください。
freee人事労務では、「勤怠システム勤務区分」の欄は表示されません。
「勤務タイプ編集」の画面では、「勤怠システムシフト記号」の下のかっこに、freee人事労務での呼び名が表示されます。
「勤怠システムシフト記号」に入れる内容は、勤務タイプの「勤務種別」と連携のしかたで変わります。
-
コードで連携する勤務：「時間固定」の勤務タイプに、freee人事労務で「勤務パターン」と呼ばれる勤務のコードを入力します。
出勤・退勤の時刻は出力されません。 -
時刻で連携する勤務：「時間固定」の勤務タイプは、「勤怠システムシフト記号」を空のままにします。
「時間都度入力」の勤務タイプは、記号を入れなくても時刻が出力されます。 - 休日：「勤務時間なし（休暇など）」の勤務タイプに、「所定休日」か「法定休日」と入力します。
- 明け勤務：「勤務時間なし（休暇など）」の勤務タイプに、「明け勤務」と入力します。
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有給休暇：連携できません。
「勤怠システムシフト記号」は空のままにします。
時刻で連携する勤務タイプを設定する場合
- 連携したいグループと月の、「編集中」のバージョンのシフト表を開きます。
- 画面上部の「設定」をクリックします。
- 「勤務タイプ」タブをクリックします。
- 時刻で連携したい「時間固定」の勤務タイプの行の、鉛筆のアイコンをクリックします。
- 「勤務タイプ編集」の画面で、「勤怠システムシフト記号」が空になっていることを確かめます。
- 「休憩時間」で、「時刻指定」を選びます。
- 休憩の開始時刻と終了時刻を入力します。
- 「保存」をクリックします。
- 確認の画面で「OK」をクリックします。
時刻で連携する勤務タイプが複数あるときは、すべてで手順4〜9を繰り返します。
「時間都度入力」の勤務タイプは、シフト表のセルで休憩を入れるときも、開始・終了時刻で入力してください。
連携用ファイルのダウンロードと取り込みの手順
- freee人事労務に取り込みたいグループ・月・バージョンのシフト表を開きます。
- 画面上部の「勤怠システム連携用ファイルDL」のアイコンをクリックします。
- 「勤怠システム連携用ファイルダウンロード」の画面で、「フォーマット」が「freee人事労務」になっていることを確かめます。
- 「ダウンロード」をクリックします。
- 確認の画面で「OK」をクリックします。
- freee人事労務のシフト表画面の「一括更新」→「インポート」から、ダウンロードしたファイルをアップロードします。
ダウンロードしたファイルは、1行に職員1人の1日分が入ったCSVファイルです。
従業員番号と日付のほか、勤務タイプに応じて、勤務のコード・勤務日種別・出勤と退勤の時刻・休憩が入ります。
シフトのない日と、記号を入れていない休暇の日の行は出力されません。
ファイルには職員の名前の列もあります。
この列を編集しても、freee人事労務には反映されません。
freee人事労務側の操作は、「利用方法」の「こちら」のリンク先をご覧ください。
リンク先はfreeeのサポートサイトの記事（https://support.freee.co.jp/hc/ja/articles/25982363424281）です。
同じ職員がシフト表の中で兼務していると、同じ日が複数の行に分かれます。
1人1日1行になるよう、ファイルを編集してからアップロードしてください。
freee人事労務では「勤怠システム連携用変換表」は使えません。
注意点
- 有給休暇は連携できません。
有給休暇は、freee人事労務で入力してください。
有給休暇の勤務タイプの「勤怠システムシフト記号」は、空のままにしてください。
- 「時間固定」の勤務タイプに記号を入れると、出勤・退勤の時刻は出力されません。
1つの勤務タイプで出力されるのは、勤務のコードか時刻のどちらか一方です。
時刻で連携したい勤務タイプは、記号を空のままにしてください。
- 休日と明け勤務の記号は、決められた文字のとおりに入力してください。
「勤務時間なし（休暇など）」の勤務タイプに入れた記号は、そのまま勤務日種別として出力されます。
「所定休日」「法定休日」「明け勤務」以外の文字は入れないでください。
このほか、次の点に気をつけてください。
- 時刻で連携する勤務タイプは、休憩を「時刻指定」で設定してください。
「分指定」では、休憩の開始・終了時刻が出力されません。 - 「勤務種別」は、作った後の「勤務タイプ編集」では変えられません。
種別を変えたいときは、勤務タイプを作り直してください。