作成済みシフトの職員への公開方法 – カイテクシフトヘルプセンター | 法人・事業所様

シフト表は、入力しただけでは職員アプリに表示されません。
シフト作成画面の「公開」から公開すると、職員アプリの「マイシフト」に表示され、職員にお知らせとプッシュ通知が届きます。
直したあとにもう一度公開するときは、通知を送る相手を、変更があった職員などに絞れます。

この操作に必要な権限

シフト編集権限

公開するグループのシフト編集権限が必要です。
自分が持っているか分からない場合は、法人管理権限を持つ管理者（施設長や事務長など）に聞いてください。
管理画面の「グループ」で確かめられます。
持っていない場合は、その管理者に権限の追加を依頼してください。

シフト公開の手順

「メッセージ」には、はじめから次の文が入っています。
職員アプリのお知らせの本文になります。

初めて公開するときは、「通知先」は「グループ全体」しか選べません。
シフト表に載っている職員全員に、お知らせとプッシュ通知が届きます。

「メール送信先」には、自分以外でシフト編集権限を持つ管理者が表示されます。
はじめは全員にチェックが入っています。
公開した本人には、チェックに関係なく必ずメールが届きます。
メールにはシフト表のPDFが付きます。

公開すると、その version は「公開済」になります。
同時に、続きを直すための新しい version が「編集中」で作られ、画面はその version に切り替わります。

「比較元」には、はじめは1つ前の version が入っています。
前回の公開から何を変えたかを見るときは、「公開済」の version を選んでください。
手順2〜5は、変更点を確かめたいときだけ行います。

「メッセージ」と「メール送信先」は、初めて公開する場合と同じです。
メッセージの文は「〇年〇月分のシフト表を更新しました。」になります。

2回目以降は、「通知先」を次の3つから選べます。

チームが1つだけのグループには、「変更があったメンバーの所属チーム」は表示されません。
この場合は、はじめから「変更があったメンバーのみ」が選ばれています。

変更があった職員へのお知らせには、メッセージの下に「<前回からの変更点>」として、変わった日と内容が付きます。
シフト表から外した職員にも、変更として届きます。

画面上部の「version」の一覧で、公開済みの version には「公開済」と表示されます。
選ぶと、職員に公開した内容を見られます。

「version」で「公開済」の version を選んだところ

公開済みの version では、「過去シフトのため編集不可」と表示され、入力も公開もできません。
直すときは、最新の「編集中」の version に戻してください。

職員アプリで、自分のシフトの見え方を確かめる方法は、「記事：マイシフトにシフトが表示されない場合の対処方法」をご覧ください。

「通知先」で絞れるのは、お知らせとプッシュ通知を送る相手だけです。
一部の職員にだけ公開することはできません。
直した内容は、通知を送らなかった職員のマイシフトにも表示されます。

保存した version は「確定済」と表示されますが、職員アプリには表示されません。
職員に見せるときは、「公開」から公開してください。

公開したあとにシフトを直すと、「公開」のアイコンに赤い点が付きます。
もう一度公開するまで、職員アプリは前に公開した内容のままです。

勤務タイプの時刻や休憩だけを変えたときは、「変更があったメンバー」の対象になりません。
通知先に「グループ全体」を選んでください。
詳しくは、「記事：登録済みの勤務タイプ変更時の既存シフトへの影響」をご覧ください。

職員アプリを使っていない職員や、退職日を過ぎた職員には、お知らせもプッシュ通知も届きません。
カイテクさんにも届きません。
紙で配る場合は、「印刷・共有」の「シフト表」から印刷してください。

公開したのに、職員のアプリにシフトが表示されないことがあります。
そのときは、「記事：公開済みシフトが職員に表示されない場合の対処方法」をご覧ください。