シフトの作成、公開方法
カイテクワーカーを含めたシフトを作成する方法についてご案内しています。
まずは、シフト作成準備と、職員様のシフトを回収が完了していることをご確認ください。
■ シフト作成の流れ
■ 職員のシフトを作成する
① 左側メニュー「シフト作成」をクリック
② 右画面にて各日付をWクリックし勤務タイプを設定
- 回収されたシフトは自動で反映されています。
- Wクリックすると設定した勤務タイプが表示されます。
-
勤務必要人数を設定している場合は、小計欄にて人数の過不足を確認できます。
※不足人数は赤く、充足した場合は緑でハイライトされます。
■ カイテクワーカーをメンバーに追加する
カイテクスポットワークで募集をする内容に合わせて、カイテクワーカーを追加します。
① 左側メニュー「シフト作成」をクリック
② 「メンバーを追加＋」からカイテクさんを追加
【カイテクさん（指名）】
カイテクスポットワークを通じて勤務されたことがある、カイテクワーカーの名前が表示されます。
指名オファーを出稿されたい場合は、こちらのタブから該当のワーカーを選択し追加してください。
※多数のワーカー様が表示される場合は検索をご活用ください。
【カイテクさん（汎用）】
特定のワーカー様ではなく、限定公開や全体公開でカイテクワーカーを募集する場合はこちらから必要人数を追加してください。
■ カイテクシフト上でスポットワークの募集をする
カイテクスポットワークの管理画面から募集をされる場合は、この手順をとばしてください。
① 左側メニュー「シフト作成」をクリック
② 右画面にて各日付をWクリックし募集する勤務タイプを選択
勤務タイプのご登録時に、スポットワーク事業所との紐づけが完了していない場合は表示されません。
表示されない場合は勤務タイプの編集を行ってください。
③ 「アクション」から「カイテク一括募集」または「カイテク一括募集依頼」をクリック
【カイテク一括募集】
「スポットワーク募集権限」をお持ちの管理者様は、紐づけ先のスポットワーク事業所様にて一括募集を行えます。
募集内容を確認のうえ、□にチェックを入れて、【一括募集】をクリックしてください。
- チームの左にある□にチェックを入れると、表示されている案件すべてにチェックが入ります。
- 「名前」また「指名オファー対象」に個人名が表示されている案件が「指名オファー」です。
- 指名オファー以外の案件は「限定公開」を設定することができます。
※設定しない場合は「全体公開」になります。
【カイテク一括募集依頼】
「スポットワーク募集権限」をお持ちの管理者様に、紐づけ先のスポットワーク事業所様での一括募集を依頼できます。
【新規募集依頼】をクリックすると、依頼先（スポットワーク募集権限をお持ちの管理者様）が表示されます。
内容に沿って依頼先、依頼内容を設定のうえ、【依頼を作成】をクリックしてください。
- 「依頼対象」にチェックを入れると、該当の管理者様に一括募集を依頼できます。
- 「通知対象」にチェックを入れると、該当の管理者様に一括募集を依頼している旨の通知が届きます。
- 青い丸の表示のある日付に、未募集の案件があります。
- 名前の左にある□にチェックを入れると、表示されている案件すべてにチェックが入ります。
④ シフト表で募集結果を確認する
カイテクシフト上で一括募集をした場合は、カイテクワーカーから応募があった場合にシフトに自動で反映されます。
■ カイテクスポットワークの応募状況を取り込む
カイテクシフト上で一括募集した場合は自動で反映されるので、この手順は不要です。
① 左側メニュー「シフト作成」をクリック
② 右画面の上部の「アクション」をクリック
③ 「カイテクスポットワーク一括取り込み」を選択
シフトの反映先、該当する勤務タイプを選択し、【一括取込】をクリックしてください。
- 日付の左にある□にチェックを入れると、表示されている案件すべてにチェックが入ります。
- シフト枠から、どの「カイテクさん」に反映させるか選択してください。
※カイテクさんをメンバー追加していない場合は表示されません。 - 「勤務タイプ」から、シフト表に表示する勤務タイプを選択してください。
※該当する勤務タイプが表示されない場合は、まずは勤務タイプの設定を行ってください。
④ シフト表に反映されているかを確認
■ シフトを公開する
① 左側メニュー「シフト作成」をクリック
② 右画面の上部の「アクション」をクリック
③ 「シフト公開」を選択
- メッセージは自動で以下内容が設定されています。必要に応じて編集してください。
- 通知先はグループ全体が設定されています。必要に応じて変更してください。
- メール送信先を確認し、不要な場合はチェックを外してください。
■ よくあるお問い合わせ（職員のシフト作成）
① 日付をWクリックしても勤務タイプが出てきません。（職員シフト）
勤務タイプの作成をお願いします。
② 同事業所で異なる業務形態を兼務している職員がいる場合はどうすればいいですか？
-
兼務いただくお仕事の時間帯に応じ、勤務タイプを登録する
（例）
日勤の看護業務（タイプ名：日勤看）：9時～18時
機能訓練指導員業務（タイプ名：機能）：15時～16時 -
兼務される業務形態ごとに名前を追加する
メンバー追加より、兼務されます業務形態の数に応じて、職員様のお名前を追加してください。
（例）
2つの業務を兼務されます場合は、同じ職員様のお名前を2つの表示させてください。
介助好子（看護師として勤務）
介助好子（機能訓練指導員として勤務） -
業務形態ごとのシフトを作成する
勤務される業務形態ごとに、勤務予定日のセルをダブルクリックし、「勤務タイプ」をご選択ください。
（例）
介助好子（職種：看護師）：勤務タイプ「日勤看」を選択
介助好子（職種：機能訓練指導員）：勤務タイプ「訓練」を選択
③ 同法人内の別事業所で兼務している職員がいる場合はどうすればいいですか？
該当事業所様のシフト作成画面にてメンバー追加を行い、シフト作成をお願いします。
④ 各職員に業務ごとにタグをつけたい。（職員タグ）
- メンバー欄よりタグをつけたい職員様名を右クリック
- 【職員タグ】を選択
- タグ割当画面にて、割り当てたい業務（介護職員、看護職員など）をクリック
- 右上の×ボタンを押して、タグ割当画面を閉じる
⑤ 職員タグを削除したい。
- メンバー欄よりタグをつけたい職員様名を右クリック
- 【職員タグ】を選択
- タグ割当画面にて、「割当済みタグ」に表示されている業務名の×ボタンをクリック
- 割当済みタグから該当の業務が消えていることを確認
- 右上の×ボタンを押してタグ割当画面を閉じる
メンバー欄よりタグをつけたい職員様名を右クリックし、【職員タグ】を選択してください。
⑥ 職員のメッセージを確認しながらシフト作成がしたい。
左側メニュー「メッセージ」から確認できます。
管理者アカウントと職員アカウントの紐づけのお済みでない場合は、実施後にご利用ください。
⑦ 同じシフトをコピーして使用したい
コピーしたいシフト（または範囲）を選択し、貼り付けたい日時（または範囲）にペーストしてください。
エクセルやスプレッドシートのようにご活用いただけます。
■ よくあるお問い合わせ（カイテクワーカーのシフト作成）
① 日付をWクリックしても勤務タイプが出てきません。（カイテクワーカー）
各勤務タイプと、スポットワーク事業所、スポットワークテンプレートが紐づいているか確認してください。
※紐づいている場合は、勤務タイプ名の横にカイクマのマークが表示されます。
② 指名したいカイテクワーカーの名前がでてきません。
過去に同事業所様で勤務したことのないカイテクワーカーは表示されません。
スポットワークから指名オファーをお願いします。
③ カイテクワーカーの表示順を変えたい。
職員の表示順変更と同じ手順でご対応ください。
※別のチームへの移動はできません。
④ カイテクワーカーの確定済みのシフトを別のチームに移動させたい。
- 移動させたいシフト（確定済みの日時のセル）を右クリック
- 「カイテクさん配置変更」を選択し、移動先となるチームの「カイテクさん」を選択
※移動先のチームに「カイテクさん」が追加されていない場合は、移動できません。 - 選択した移動先の「カイテクさん」にシフトが移動していることを確認
⑤ キャンセル等により停止になった確定済みシフトを削除したい。
- 紐づけを解除したいシフトを右クリック
- 「カイテクさん紐付け解除」をクリック
■ よくあるお問い合わせ（一括募集、一括募集依頼）
① 法人のスポットワーク募集権限があるのに、一括募集ができません。
以下を順にご確認ください。
- スポットワーク事業所と、一括募集したい事業所が一致しているか（紐づいているか）
- 募集したい勤務タイプとスポットワークのテンプレートが紐づいているか
- 該当グループのシフト管理権限で「スポットワーク募集権限」は付与されているか
上位グループで「スポットワーク募集権限」を付与されている場合であっても、一括募集をしたいグループ（またはグループが所属する下位グループ）でシフト管理権限が設定されており、の「スポットワーク募集権限」を付与されてい似ない場合は、一括募集できません。
該当グループのシフト管理権限が優先されますので、該当グループにて「スポットワーク募集権限」を付与するか、下位グループからシフト管理権限を削除してください。
※上位グループのシフト管理権限が優先されるようになります。
（例）カイクマ株式会社でのスポットワーク募集権限を付与されていても、下位グループのカイクマデイサービスでスポットワーク募集権限を付与されていない場合は一括募集ができません。
② 一括募集依頼で通知にチェックを入れるのを忘れました。
募集権限のある管理者様に直接ご依頼ください。
③ 既存の勤務タイプと、スポットワークのテンプレートの勤務時間帯が異なります。
テンプレートと同じ時間帯の勤務タイプを作成してください。
スポットワーク事業所、スポットワークテンプレートの紐づけも必ず行ってください。
④ 同じ勤務時間帯ですが、時給が異なるテンプレートがあります。勤務タイプは同一のものに紐づけていいですか？
異なる条件のテンプレートを同一の勤務タイプに紐づけることはできません。
該当のテンプレート用の勤務タイプを作成いただき、日1300、日勤②など、わかりやすい名称にて管理をお願いします。
■ よくあるお問い合わせ（一括取り込み）
① カイテクスポットワークの一括取り込みができません。
以下をご確認ください。
- スポットワーク上に、反映させたい案件が表示されているか
- スポットワーク事業所と、シフト反映させたい事業所が一致しているか（紐づいているか）
- 「カイテクさん」をメンバーに追加しているか
- 募集したテンプレートが勤務タイプと紐づいているか
② 応募のあった案件の詳細を確認したい。
内容を確認したいシフトにカーソルをあてると詳細画面が表示されます。
また、スポットワークの管理画面にログインできる場合、以下のリンクを確認することができます。
【案件ID】
スポットワークの案件画面に移行します。
【氏名】
スポットワークのワーカー詳細画面に移行します。
【メッセージルーム】
該当ワーカー様とのメッセージ画面に移行します。
③ 誤ったチームにシフトを取り込んでしまったので削除したい。
カイテクさんの紐づけ解除を実施後に、改めて一括取り込みを行い、正しいチームのカイテクさんと紐づけてください。
■ よくあるお問い合わせ（シフト公開）
① シフトを公開すると、カイテクワーカーにも通知されますか？
されません。
カイテクシフトをご利用の事業所様と、該当の事業所様に所属している職員様にのみ通知されます。
② シフトが届くタイミングは？
約5分以内に「シフト編集権限」のある管理者様に送付されます。
また、カイテクシフトアプリ（職員様のアプリ）には約10分以内に通知されます。
③ シフト公開の通知が届かない職員がいます。
こちらを参考にご対応ください。
④ シフト公開のメールが届かない管理者がいます。
シフト編集権限が付与されているかどうかをご確認ください。
※付与されていない場合は、メールでの通知は行われません。
⑤ 複数のチームや事業所に所属している職員のアプリにはどのように表示されますか？
個別にシフトが作成されているチームや事業所様の数に応じて、複数行に分かれてシフトが表示されます。
該当の勤務をクリックいただくことで、詳細が表示されます。
■ よくあるお問い合わせ（その他）
① 他サービスや派遣でのスタッフを登録する方法はありますか？
メンバー追加から「ヘルプ」タブをご選択のうえ、必要人数分を追加してください。
追加されたヘルプ職員様のお名前は、以下どちらかの方法でご入力ください。
【ニックネームを編集する方法】
追加されたヘルプ職員を右クリックし、「ニックネーム」選択のうえ、名前の編集を行ってください。
【ラベルに入力する方法】
ヘルプ職員の各日のシフトを右クリックし、「追加ラベル入力」を選択のうえ、当日ご勤務されるスタッフ様のお名前を入力してください。
② シフト表のセルの大きさを変更したい。
現在のところ、セルの縦幅や横幅、フォントサイズを個別に指定する機能はありません。
③ 日次のシフトを確認、印刷したい。
各日時をクリックすることで日次シフトが開きます。
詳細を設定のうえ【印刷】をクリックしてください。
【集計単位】
表示させる時間を1時間、30分、15分から選べます。
【職種】
勤務形態一覧表設定にて設定された職種が表示されます。
※「未設定」と表示される場合、勤務形態一覧表設定から職種を設定してください。
【翌日分も表示】
チェックを入れると翌日の日時シフトも表示されます。
【休憩時間を反映】
チェックを入れると休憩時間がグレーで表示されます。
※勤務タイプにて時刻を指定し休憩時間を設定していない場合は反映されません。