シフト作成にあたっての準備
シフト作成を行っていただくための準備についてご案内しています。
以下の準備が終了しましたら、職員様のシフト回収を行ってください。
なお、シフトの作成・編集は「シフト編集権限」ならびに「シフト設定権限」を付与されている管理者のみ実施できます。
■ 準備の流れ
■ 勤務タイプを登録する
シフト提出時やシフト作成時に勤務内容を記号で指定・整理するための設定です。
シフト種別ごと作成してください。
① 左側メニュー「シフト作成」をクリック
② 右画面上部の歯車マークをクリック
③ 【勤務タイプ】タブを選択
④ 【追加】をクリック
⑤ 必要な項目を設定し【保存】をクリック
【名称】※必須
全角3文字（半角6文字）まででご設定ください。
【勤怠システムシフト記号】
ご利用の勤怠システム上でのシフト希望をご入力ください。
【説明】
備考等の記載にご利用ください。
【勤務種別】※必須
- 時間固定：決まった時間帯で常時利用される場合にご設定ください。
- 時間都度入力：シフトに組み込み際に、適宜入力・変更される場合にご設定ください。
- 勤務時間なし：勤務時間に含めないお休み（公休など）をご設定ください。
【休憩時間】※必須
分数で設定、もしくは時間設定のどちらかをご選択ください。
休憩時間がない場合は0分で設定できます。
【シフト表上の色】
シフト表に反映される際の色の設定が可能です。
勤務時間帯に応じて変更するなど、任意にご設定ください。
【カイテクスポットワーク事業所】
カイテクシフトにて、カイテクワーカーを募集したい場合は任意の事業所の設定をお願いします。
※「グループ」でスポットワーク事業所の追加を実施していない場合は、表示されません。
⑥ 勤務タイプグループの設定
シフトの集計結果をグループ化して整理、確認されたい場合にご設定ください。
- 左側メニュー「シフト作成」をクリック
- 右画面上部の歯車マークをクリック
- 【勤務タイプグループ】タブを選択
- 【追加】をクリック
- 必要な項目を設定し【保存】
集計したいシフト種別を選択してご登録ください。
■ イベントを設定する
① 1日だけのイベントを登録する
特定に日付にイベントを設定することができます。
翌月以降のシフトには自動反映されません。
- 左側メニュー「シフト作成」をクリック
- 右画面の「日付」、または「チームイベント」欄の「＋」マークをクリック
日付：その日のイベントとして登録されます。
チームイベント：該当チームのイベントとして登録されます。 - 任意のイベントを設定し【OK】をクリック
② 繰り返し発生するイベントを登録する ※表示コメント要確認
指定の曜日に繰り返し発生するイベントを登録し、翌月以降のシフト作成時にも自動で反映させることができます。
※すでに作成済みのシフトには反映されません。
- 左側メニュー「シフト作成」をクリック
- 右画面の「施設イベント」もしくは「チームイベント」横の「歯車」マークをクリック
施設イベント：施設全体のイベントとして登録されます。
チームイベント：該当チームのイベントして登録されます。 - 【繰り返しイベント追加】をクリック
- 任意のイベントを設定【保存】
■ 勤務必要人数を設定する
設定いただくことで、シフト作成時に必要な人数の確認が行えます。
※不要な場合は「チームメンバーを追加する」に進んでください。
① 左側メニュー「シフト作成」をクリック
② 画面上部の「予定数(F2)」タブを選択
③ 日付をクリックし人数を入力
日にちのセルをダブルクリックし、各勤務タイプごとに必要な職員数を入力してください。
コピー&ペーストも利用可能です。
■ チームを登録しメンバーを追加する
現場のチーム構成に合わせてシフトを分けて勤務メンバー追加いただくことで、シフト作成時に柔軟な調整が行えます。
必要に応じて、①～⑤の手順を繰り返して下さい。
① 左側メニュー「シフト作成」をクリック
② 右画面にて鉛筆マークをクリックしチーム名を登録
初期設定時に「チーム1」が自動で登録されています。
「チーム1」の名前の横にある鉛筆マークをクリックし、任意のチーム名を登録してください。
③ 「メンバーを追加＋」をクリック
④ 職員名を選択し【追加】をクリック
ユーザー選択画面の職員タブにて、該当のチームに配属したい職員名にチェックを入れて追加してください。
⑤ チームを追加
別のチームを追加する場合は、既存チーム名の右にある「＋」をクリックしてください。
■ よくあるお問い合わせ
① 勤務タイプの名称設定で大文字小文字の区別はできますか？
できません。
大文字、小文字ともに同じ文字と認識されます。
（例）AAAと既に登録済みの場合は、aaaの登録はできない。
② 勤務タイプを別のグループからコピーしたい。
勤務タイプ登録画面で「他グループから一括コピー」をクリックしてください。
コピー完了後、スポットワーク事業所との連携を行ってください。
③ 勤怠システムシフト記号がわかりません。
ご利用の勤怠システムサービス様のお問い合わせ窓口にご確認ください。
④ 勤務必要人数を毎月自動で反映させることはできますか？
月ごとの曜日や日数の違いがあるため、自動反映ができません。
前月の「予定数」タブから予定人数をコピーし、当月の「予定数」タブに貼り付けてください。
⑤ 職員の表示順を変えたい。
名前の横に表示されている「＝」を右クリックしたまま、任意の場所に移動させてください。
⑥ チームの表示順を変えたい。
チーム名の横に表示されている矢印をクリックし、任意の場所まで移動させてください。
⑦ 同法人内の別事業所で兼務している職員がいる場合はどうすればいいですか？
該当事業所様のシフト作成画面にてメンバー追加を行ってください。