勤怠システム連携用ファイルのダウンロード方法
シフトの予定は、シフト作成画面の「勤怠システム連携用ファイルDL」から、勤怠システムに取り込めるファイルとしてダウンロードできます。
連携の向きは「カイテクシフト → 勤怠システム」の一方向です。
この操作に必要な権限
シフト参照権限
シフト作成画面で、そのグループのシフト表を開ければ、この権限があります。
開けない場合は、法人管理権限を持つ管理者（施設長や事務長など）に、グループのシフト管理権限の設定を依頼してください。
ダウンロードの前に行う事前設定（「勤怠システム」と勤務タイプの設定）には、シフト設定権限が要ります。
勤怠システム連携用ファイルのダウンロード手順
ダウンロードの前に、勤怠システム・勤務タイプ・職員の事前設定が必要です。
まだの場合は、「記事：勤怠システムとの連携方法」をご覧ください。
- 管理画面の左メニューで「シフト作成」をクリックします。
- 取り込みたいグループと月のシフト表を開きます。
- 画面上部の「version」で、取り込みたいバージョンを選びます。
- 画面上部の「勤怠システム連携用ファイルDL」のアイコンをクリックします。
- 「勤怠システム連携用ファイルダウンロード」の画面で、「フォーマット」を確かめます。
- 必要に応じて、チェック項目などを選びます。
- 「ダウンロード」をクリックします。
- 確認の画面で「OK」をクリックします。
- ダウンロードしたファイルを、勤怠システムに取り込みます。
「ファイルダウンロードを完了しました」と表示されたら完了です。
データの量によっては、1分以上かかることがあります。
手順6で選べる項目は、下の「ダウンロード画面の項目」をご覧ください。
手順9の取り込み方は、勤怠システムごとの手順（例：「記事：ジョブカンとの連携方法」）と、各社のマニュアルをご覧ください。
ダウンロード画面の項目
画面に出る項目は、「フォーマット」で選んだ形式によって変わります。
-
フォーマット：ファイルの形式です。
最初は、シフト表の「設定」の「全般」で選んだ勤怠システムが選ばれています。
選べるのは、その勤怠システムの形式と、「汎用（表形式）」「汎用（リスト形式）」です。
勤怠システムを設定していないシフト表では「選択してください」と出るので、汎用のどちらかを選びます。 -
対象月：1日〜末日の1か月単位で取り込む勤怠システム（例：ちゃっかり勤太くん）で、シフト表が2つの月にまたがるときだけ表示されます。
取り込みたい月を選びます。 -
出力する記号種別：「汎用（表形式）」のときだけ表示されます。
「勤怠システムシフト記号」か「勤務タイプ名」を選びます。 -
勤怠システムシフト記号が未設定の場合、勤務タイプ名を出力する：記号のない勤務タイプの日に、空欄ではなく勤務タイプ名を出力します。
表の形のファイルで、記号を出力するときに表示されます。 -
空シフトを出力する（シフトに登録されていない日も出力します）：シフトのない日も行として出力します。
KING OF TIME・ジョブカンなどで表示されます。 -
勤務時間を連結して兼務を統合する：兼務している職員の同じ日の勤務を、時間をつなげて1つにまとめます。
ジンジャー勤怠で表示されます。 -
変換表を使って兼務を統合する：兼務している職員の同じ日を、「勤怠システム連携用変換表」に登録した1つの記号にまとめます。
変換表を登録していると選べます。 -
勤務タイプが設定されているのに空欄表示されている箇所をハイライトする：設定漏れで空欄になる日を、「(日勤)」のように勤務タイプ名をかっこで囲んで出力します。
設定漏れを見つけるときに使います。 -
利用方法：選んだ形式の事前設定と、取り込み方の案内です。
勤怠システムのマニュアルへのリンクがある場合もあります。
変換表の使い方は、「記事：兼務職員のシフトを勤怠システム用の1つの記号にまとめて出力する方法（勤怠システム連携用変換表）」をご覧ください。
ファイルに出力される内容
- 出力されるバージョン：手順3で選んだバージョンのシフト表の内容が出力されます。
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出力される期間：シフト表の期間（「シフト開始日」からの1か月）です。
「対象月」を選んだ場合は、その月の1日〜末日です。 -
出力される人：シフト表の職員だけです。
カイテクさんと「ヘルプ」の枠の行は出力されません。 - 兼務している職員：同じ職員がシフト表の中で兼務していると、複数の行に分かれて出力されます。
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ファイル名：「勤怠システム連携ファイル_形式の名前_グループ名_年月」です。
クロノスperformanceの形式だけは「kinmu_n.txt」です。
ファイルの形式（ExcelかCSVか）や列は、勤怠システムごとに違います。
勤怠システムごとの記事をご覧ください。
「汎用（リスト形式）」は、職員の氏名・勤怠システム社員ID・日付・勤務タイプ名・勤怠システムシフト記号・勤務の時刻・休憩の分数が1行に1日分入ったCSVファイルです。
「汎用（表形式）」は、「勤務表」と「シフト記号」の2つのシートがあるExcelファイルです。
注意点
- ダウンロードしたファイルは、自動では勤怠システムに送られません。
シフトを変えたときは、もう一度ダウンロードして、勤怠システムに取り込み直してください。
- カイテクさんのシフトは、連携用ファイルに出力されません。
カイテクさんの勤務は、必要に応じて勤怠システム側で扱ってください。
- 画面で開いているバージョンの内容が出力されます。
公開前の「編集中」のバージョンを開いたままダウンロードすると、まだ職員に公開していない内容が出力されます。
取り込みたいバージョンを選んでからダウンロードしてください。
「フォーマット」に使っている勤怠システムが出ない場合は、シフト表の「設定」の「全般」で、「勤怠システム」が選ばれているか確かめてください。
設定のしかたは「記事：勤怠システムとの連携方法」をご覧ください。