職員の一括登録・更新方法 – カイテクシフトヘルプセンター | 法人・事業所様

たくさんの職員は、CSVファイルを使ってまとめて登録できます。
登録済みの職員の名前なども、CSVファイルでまとめて変更できます。
どちらも管理画面の「職員一覧」から行います。

この操作に必要な権限

法人管理権限

管理画面の左メニューに「法人」の他に「グループ」「管理者」「職員」が表示されていれば、この権限があります。
表示されていない場合は、法人管理権限を持つ管理者に操作を依頼してください。

左メニューの「管理者」を開き、管理者一覧の「法人管理権限」の列にチェックが付いている管理者が、この権限を持っています。

職員の一括登録・更新の手順

「職員の一括登録が完了しました」と表示されたら完了です。
チェックを入れたままの場合、「電話番号あり」の職員に、アプリのインストール方法を知らせるSMSが届きます。

CSVファイルは、次のように書きます。

1行目：見出しの行です。
消さずに残します。
2行目から：1行に1人ずつ書きます。
ひな形の「山田太郎」などの行は見本なので、消してから入力します。
列の順番：「姓」「名」「セイ」「メイ」「生年月日」「勤怠システム社員ID」「ログイン方法」「電話番号」「ログインID」「パスワード」「備考」の11列です。
順番を入れ替えないでください。
必ず入力する項目：「姓」「名」「ログイン方法」です。
セイ・メイ：全角カタカナで書きます。
空欄でもかまいません。
生年月日：「2000-01-01」または「2000/01/01」の形で書きます。
勤怠システム社員ID：勤怠システムと連携する場合（カイテクシフト → 勤怠システム）に入力します。
ログイン方法：「電話番号あり」または「電話番号なし」と書きます。
電話番号あり：「電話番号」を、="09012345678" の形で書きます。
「ログインID」「パスワード」は空欄にします。
電話番号なし：「ログインID」と「パスワード」を書きます。
「電話番号」は空欄にします。
パスワードは、半角英字と数字を組み合わせた8文字以上にします。
備考：1000文字まで書けます。
法人管理権限とシフト参照権限を持つ管理者が見られます。

電話番号を ="09012345678" の形で書くのは、Excelで開いたときに先頭の0が消えないようにするためです。

「職員の一括更新が完了しました」と表示されたら完了です。

ダウンロードしたファイルは、次のように編集します。

退職日を過ぎた職員は、ダウンロードしたファイルに入りません。
ファイルは、編集する直前にダウンロードしてください。
ほかの人が先に同じ職員を変更していると、エラーになります。

「職員一括登録エラー一覧」または「職員一括更新エラー一覧」が表示されたら、「行番号」と「エラーメッセージ」を確かめます。
CSVファイルを直してから、もう一度アップロードしてください。

これらを変えるときは、「職員一覧」の各行の「編集」から1人ずつ変更してください。

0が消えたまま保存すると、その行がエラーになります。
保存する前に、「電話番号/ログインID」の欄がダウンロードしたときと同じか確かめてください。

「電話番号なし」で登録したパスワードは、あとから画面で確かめられません。
ファイルに書いたパスワードを、ログインIDと一緒に職員に伝えてください。

職員がすでに職員アプリのアカウントを持っていると、「すでに同じ電話番号の職員が存在します」と表示され、登録できません。
この職員には、職員アプリの「法人登録」で勤務先を登録してもらってください。

職員を登録しただけでは、シフト表には載りません。
シフト作成画面の「メンバーを追加」で、チームに加えてください。